Sáu ảo tưởng trong phát triển sản phẩm (phần 2)

Ảo tưởng thứ 2: Xử lý công việc trong các mẻ lớn hơn sẽ cải thiện tính kinh tế của quá trình phát triển sản phẩm mới.

Một nguyên nhân thứ hai trong phát triển sản phẩm là kích cỡ mẻ. Nếu có một sản phẩm mới có 200 chi tiết, bạn có thể chọn việc thiết kế và xây dựng tất cả 200 chi tiết trước khi bạn tiến hành thử nghiệm bất cứ cái nào của chúng. Nếu bạn chỉ thiết kế và xây dựng 20 chi tiết trước khi bạn bắt đầu thử nghiệm , kích thước mẻ phát triển sản phẩm mới sẽ giảm 90%. Điều đó tạo ra một hiệu ứng sâu trong thời gian trống vì số hàng chờ trung bình trong quá trình tỷ lệ thuận với kích cỡ mẻ.

Sự giảm kích cỡ mẻ là một nguyên tắc cơ bản trong sản xuất tinh gọn. Mẻ nhỏ cho phép nhà sản xuất chẻ nhỏ công việc trong quá trình ra và tăng tốc phản hồi trong đó cải tiến được thời gian chu trình, chất lượng và hiệu suất. Mẻ nhỏ có sự phục vụ nhiều hơn trong phát triển sản phẩm nhưng chỉ ít các nhà phát triển sản phẩm nhận ra sức mạnh của phương pháp này.

Một nguyên nhân là bản chất dòng chảy công việc của các mẻ phát triển sản phẩm. Bởi vì thông tin mà các mẻ phát triển sản phẩm tạo ra hầu như vô hình, nên một lần nữa, các kích cỡ của mẻ cũng vô hình. Thứ hai, các nhà phát triển sản phẩm dường như thiên vị về việc dùng mẻ lớn vì họ tin một cách sai lầm rằng mẻ lớn tạo ra tính tỷ lệ kinh tế.

Trong một quá trình được quản lý tốt, kích cỡ mẻ sẽ cân bằng với chi phí giao vận và lưu giữ. Nó tương tự việc mua trứng ở của hàng bán thực phẩm. Nếu bạn mua một lần để dùng trong 12 tháng, bạn sẽ tốn một khoản tiền tương đối ít cho vận chuyển số trứng này về kho nhà. Nhưng hầu hết trứng sẽ bị hỏng trong quá trình 12 tháng sử dụng nên bạn sẽ phải bỏ ra một khoản tiền lớn hơn để mua tủ lạnh lưu trữ số trứng này. Nếu bạn mua từng ngày một, sự hư hỏng của trứng sẽ thấp nhưng tổng chi phí vận chuyển là cao. Một cách trực quan, bạn phải chiến đấu cho sự cân đối giữa hai yếu tố này.

Làm cách nào để xác định kích thước mẻ tối ưu:

Những thay đổi về kích thước mẻ tác động tới hai yếu tố cơ bản: chi phí vận chuyển và chi phí lưu giữ. Khi kích thước mẻ lớn lên, mức độ tồn kho trung bình tăng lên theo dẫn đến tăng chi phí lưu giữ. Nhưng ở cùng thời điểm đó, chi phí vận chuyển giảm vì nó có sự lưu chuyển theo yêu cầu dịch vụ.

Kích cỡ mẻ tối ưu là điểm mà tổng chi phí vận chuyển và chi phí lưu giữ ở mức thấp nhất. Khi một công ty vận hành gần ở điểm này, sự khác biệt nhỏ sẽ có ít tác động hơn. Ví dụ nếu công ty vận hành ít hơn hay nhiều hơn 20% xung quanh kích cở mẻ tối ưu , tổng chi phí sẽ tăng ít hơn 3%. Vậy ngay cả các ước lượng thô cũng cho phép một công ty nắm giữ được những lợi ích kinh tế to lớn từ chuyện này.

Các công ty hiểu cách xác định này sẽ cần khai thác mọi lợi thế IT để giảm kích cỡ mẻ. Các kết quả tìm thấy thường đáng gây kinh ngạc. Nhiều công ty phần mềm đã từng thử nghiệm các mẻ mã chương trình lượng lớn trong 90 ngày thì bây giờ chuyển sang thực hiện thử nghiệm ở những mẻ nhỏ hơn trong vài lần của một ngày. Các sản xuất phụ kiện máy tính đã từng quen cách tiếp cận tương tự với các nhóm phần mềm đã giảm thời gian chu kỳ trong thử nghiệm phần mềm xuống 95% ( từ 48 tháng còn 2,5 tháng) giúp cải thiện năng suất 220% và giảm khuyết tật còn 33%. Sự tiết kiệm chi phí tăng gấp đôi như mong đợi. Mặc dù các kết quả là ngoại lệ, các nhà tư vấn quản trị vẫn thấy việc giảm kích cỡ mẻ cải thiện rõ rệt các dự án phát triển sản phẩm. Tương tự, các công cụ mô phỏng và dự đoán đã giúp giảm các kích cỡ mẻ một cách hiệu quả trong thí nghiệm-thử nghiệm cho các dự án phát triển sản phẩm vật lý.