Giám đốc Quan hệ nhân viên- Bạn là ai? Làm gì?

Cơ bản thì vị trí này liên quan đến mảng Quan hệ Lao động- Industrial Relation của Nhân sự. Đây là vị trí có rất nhiều thách thức. Tuỳ theo tình hình thực tế của từng công ty mà mảng này sẽ được “gộp” vào trong trách nhiệm của Giám đốc nhân sự hay sẽ tách thành một bộ phận riêng, vị trí riêng.

Các nhà đầu tư từng có nhận định giống nhau như thế này: “Mình không sợ thiếu vốn, mình cũng không sợ cạnh tranh, mình sợ nhất là nội bộ lục đục”. Với nhiều nhà quản trị ở các công ty ngày nay, nhận định này là rất đúng. 

Công ty (hoặc bất kỳ một tổ chức nào) đều chứa đựng trong nó 3 mối quan hệ chính: -Quan hệ luật pháp với Nhà nước (hiểu là quan hệ giữa công ty với Nhà nước, quan hệ giữa Người lao động với Nhà nước). -Quan hệ Người lao động (NLĐ) –Người sử dụng lao động (NSDLĐ). -Quan hệ giữa NLĐ với nhau. 

Đương nhiên, còn có các mối quan hệ khác như quan hệ công ty – cổ đông, công ty – đối tác, công ty – công chúng…nhưng những mối quan hệ này không có tính chi phối đến hoạt động sản xuất –kinh doanh của doanh nghiệp một cách thường xuyên và chặt chẽ như ba mối quan hệ trên.

Về cơ bản, Quan hệ Lao động -Industrial Relations chịu trách nhiệm “theo dõi” ba mối quan hệ trên. Tuy nhiên, trong ba quan hệ trên, quan hệ giữa NLĐ-NSDLĐ và quan hệ giữa NLĐ với nhau là hai quan hệ quan trọng nhất. Trong rất nhiều trường hợp, nó ảnh hưởng đến cả sự tồn vong của doanh nghiệp. Do vậy vị trí công việc Quan hệ Lao động về thực chất là quản lý và tạo điều kiện để quan hệ NLĐ-NSDLĐ; quan hệ giữa NLĐ với nhau được trơn tru và thông suốt. Nói cách khác, Quan hệ Lao động giờ chỉ tập trung vào NLĐ và NSDLĐ nên nó được gọi là Quan hệ nhân viên -Employee Relations.

Vậy nhiệm vụ chính của vị trí Quan hệ nhân viên -Employee Relations là gì? 

Tuỳ theo sự điều chỉnh ở từng công ty nhưng tựu trung lại, nhiệm vụ cốt yếu nhất của vị trí này là giúp ổn định tổ chức bằng việc thông suốt –dung hòa các mối quan hệ thông qua việc tăng cường truyền thông và phản hồi. 

Thực tế, trong công ty, luôn luôn tồn tại những bất mãn, những “ức chế không hài lòng” trong đội ngũ nhân sự, từ việc: “tôi thấy chính sách huấn luyện-tuyển dụng không hợp lý”, “tôi không hiểu tại sao công ty lại ra quy định kỷ luật kỳ cục như vậy” (giống như vụ “kỷ luật công nhân ăn trong giờ làm việc”) hay “sếp tôi đánh giá tôi không công bằng” hay “công ty gì mà chẳng có tình nghĩa gì hết”v.v... Những ức chế này không phải lúc nào cũng được thảo luận thẳng thắn, công khai và rõ ràng. Nếu không được giải quyết, nó sẽ cản trở sự hợp tác của nhân viên. Hậu quả là hiệu quả hoạt động của tổ chức sẽ xuống dốc không phanh. Và trong nhiều trường hợp, tổ chức phải trả một cái giá rất đắt. Vì vậy, tổ chức cần phải “quản lý” nó. Đó là chức năng chính của Quan hệ nhân viên- Employee Relations Lúc này, vị trí “Quan hệ nhân viên” sẽ phải tăng cường cũng như chủ động lắng nghe phản hồi của nhân viên, chuyển nó tới các bộ phận có liên quan và hỗ trợ phản hồi kịp thời. Trong nhiều tình huống, nếu các phản hồi này không hiệu quả, hoặc quá tiêu cực, thì phải dự tính đến việc điều chỉnh bố trí nhân sự (Staffing Plan) (ví dụ như: tuyển mới hay điều chuyển người để hai người có mâu thuẫn không gặp mặt nhau hoặc kiểm soát các nhân viên có quan hệ họ hàng v.v...). 

Rồi vị trí này phải dự báo được “tình hình” trước các “thay đổi”, các phản ứng của nhân viên trong những tình huống có thể xảy ra (như thay đổi các chính sách nội bộ, kết quả xét lương hàng năm, xử lý kỷ luật, tranh chấp lao động, v.v…) 

(Nếu ai đã đã từng làm ở khối Nhà máy, chắc sẽ hiểu bộ phận HR như ngồi trên đống lửa như thế nào mỗi khi tới đợt xét lương hàng năm hay lương tối thiểu thay đổi. Vấn đề là không phải công nhân nào cũng hiểu về lương tối thiểu hay nhân viên nào cũng hiểu về hệ thống lương hay quỹ lương. Đã vậy những thông tin về lương rất nhạy cảm và lan truyền rất nhanh. Nếu bộ phận HR không “cứng”, không thông báo rõ ràng và kịp thời, không giải thích rốt ráo thì hậu quả sẽ rất tai hại (chắc mọi người cũng biết là mỗi lần điều chỉnh lương tối thiểu hay có xét lương là số vụ đình công –lãn công – ăn cắp ở các khu công nghiệp tăng cao).

Vậy ai sẽ đảm nhiệm nếu không có vị trí này?: 

Sẽ có 3 đối tượng chia sẻ công việc này (nếu công ty không thiết kế vị trí riêng biệt) 

Thứ nhất: Bộ phận HR: xử lý các xung đột có tính vi phạm kỷ luật, vi phạm nội quy 

Thứ hai: Trưởng các bộ phận: xử lý các xung đột có tính cá nhân trong nội bộ phòng ban mình 

Thứ ba: Công đoàn: xử lý các xung đột tập thể. 

Một khi công ty đã xác định rõ chiến lược kinh doanh-sản xuất gắn liền với tổ chức nhân lực chuyên nghiệp thì mảng Quan hệ Nhân viên này được phân lập riêng với vai trò-chức hạn rõ rệt. 

Một câu hỏi khác đặt ra là: “Nó là nhiệm vụ của bên Phòng Nhân sự mà sao phải tách thành một vị trí riêng biệt?” 

Có 3 lý do chính: 

1.Khối lượng công việc phải gánh: khối lượng công việc của bộ phận HR, nhất là giám đốc Nhân sự rất nặng trong khi nhiệm vụ này đòi hỏi phải theo sát tình hình của cả lực lượng lao động (cũng rất nặng) nên việc kiêm nhiệm gần như không mang lại hiệu quả là mấy. 

2.Tính độc lập, khách quan và chủ động: Phòng Nhân sự cũng là một nơi bị than phiền rất nhiều nên nếu kiêm nhiệm sẽ khó mà xử lý khách quan và công bằng. Ở rất nhiều công ty, có một tình trạng là công-nhân-viên không hài lòng với các quy định, chính sách của Phòng Nhân sự nhưng họ không phản ánh được vì chính bộ phận Nhân sự cũng là nơi tiếp nhận và xử lý các phản ánh này. 

3. Không phải mọi than phiền, mọi chính sách, Phòng nhân sự đều có thể hiểu một cách thấu đáo, ví dụ như những than phiền về mức thưởng, về người được xét thưởng năng suất, về bố trí công việc, các đơn thư tố cáo và các xung đột quan hệ trong nội bộ phòng ban khác…Những trường hợp này phòng Nhân sự rất khó can thiệp. 


Tham khảo: Job Description of Employee Relations Manager

 Overview

 Employee Relations covers all communications between the business and employees from an HR perspective. Employee Relations is responsible for designing, implementing and developing an employee relations strategy which is aligned with business needs, in order to ensure that the organization meets their objectives. The Employee Relations manager is tasked with supporting the organization in the creation of a fair, respectful and diverse culture that enables employees to contribute their very best to the business. Support the implementation and sustainability of the newly defined values of membership, high performance and all in –stronger together. Previously known as Industrial Relations, Employee Relations (or ER) can mean different things to different people. Traditionally associated with public-sector organisations as they are more likely to have relationships with trade unions, the ER Manager will act as a bridge between the organisation and the employee though the consultation process. While trade unions are less common in the private sector, they do exist in retail, transport and banking. Even without trade unions, all organisations will require some form of dispute mediation with conflict and grievance resolution, including managing the redundancy process. 

Responsibilities

• Drive and oversee proactive employee relations initiatives within the organization 
• Lead on the employee relations aspects of proposed changes to the business structure
• Contribute to the development of the Human Resource function by developing an employee relations strategy that is aligned with business needs and supports organizational initiatives 
• Advise and support all parts of the business on employee relations matters to ensure effective management. Issues include: corrective actions, disciplinary concerns, grievances, performance issues and terminations. 
• Create efficient processes and timely follow up that is responsive to the organization and includes calls, emails and proper documentation. 
• Stay up to date with current ER legislation and ensure this is updated in the company’s Human Resource policies and procedures manual. 
• Serve as a liaison between employees and managers 
• Support the marketing department in the contribution of employee relations information and staff news 
• Assist in handling of ticketing system 
• Serve as the main contact for employees mandated to Employee Assistant Program’s 

Fields 

• changes to workforce planning 
• employment contracts • discrimination 
• terms and conditions of employment 
• managing employee participation in management decisions 
• dealing with conflict and grievance resolution 
• trade unions 
• collective bargaining and health and safety/employee wellbeing 

 Employee Relations Manager is not only about dealing with problems when they occur, it also involves managing employee relationships to achieve a better dynamic across the organisation. Employee Relations Manager can help to achieve a better performance from the workforce through:
• Involvement consultation and gaining buy-in on important business decisions 
• Commitment understanding and committing to the objectives of the business as a whole 
• Engagement in a combination of both, also known as organisational citizenship.