TÌM HIỂU KHI NÀO NÓI KHÔNG… và cách nói có

TỪ LÚC CÁC CÔNG TY BẮT ĐẦU làm việc đa chức năng và cộng tác hơn, trao đổi quản lý từ trên xuống để lấy báo cáo theo đường chấm với trách nhiệm giải trình mờ nhạt, công việc trở nên phức tạp hơn. Tất cả các ngày hàng ngày, hầu hết chúng ta đều đưa ra yêu cầu. Các yêu cầu là chính thức và không chính thức, lớn và nhỏ. Họ không chỉ đến từ các sếp trực tiếp và đồng đội mà còn từ các “khách hàng nội bộ” trên toàn bộ sơ đồ tổ chức. Thêm vào đó là nhu cầu của các bên liên quan bên ngoài, của gia đình, bạn bè và người quen, và đôi khi thậm chí của những người hoàn toàn xa lạ. Các yêu cầu liên tục đến — trên các bảng và qua màn hình Thu phóng, qua điện thoại, e-mail và tin nhắn tức thì.

Dòng vào đang làm nản lòng. Và bây giờ hơn bao giờ hết, thành công nghề nghiệp và hạnh phúc cá nhân của bạn phụ thuộc vào

cách bạn quản lý nó. Bạn không thể nói có với mọi người và mọi thứ và hãy làm tốt tất cả. Khi bạn đảm nhận quá nhiều hoặc sai việc, bạn sẽ lãng phí thời gian, năng lượng và tiền bạc và khiến bản thân mất tập trung vào những việc thực sự quan trọng. Tuy nhiên, không ai muốn chọc giận hoặc làm thất vọng các đồng nghiệp hoặc những người liên hệ khác — hoặc tệ hơn, từ chối các cơ hội nghề nghiệp và cuộc sống quan trọng.

Do đó, bạn phải học khi nào và làm thế nào để nói cả không và có. Một được coi là không bảo vệ bạn. Đồng ý đúng cho phép bạn phục vụ người khác, tạo sự khác biệt, cộng tác thành công và tăng

ảnh hưởng. Bạn muốn đạt được danh tiếng về việc nói không đúng lúc, đúng lý do và làm cho mọi lời đồng ý thực sự có giá trị.

Bạn làm nó như thế nào? Qua nhiều thập kỷ nghiên cứu về yếu tố khiến mọi người trở thành nhân viên được đánh giá cao nhất, không thể thiếu tại hàng trăm tổ chức, tôi đã phát hiện ra một khuôn khổ mà tôi tin rằng có hiệu quả. Nó có ba phần: đánh giá câu hỏi, đưa ra một câu không có lý do chính đáng và đưa ra một câu trả lời có giúp bạn thành công.

ĐÁNH GIÁ VIỆC HỎI/YÊU CẦU

Khi thực hiện đầu tư tài chính, hầu hết chúng ta đều thực hiện một số thẩm định — tìm kiếm thêm thông tin để có thể đưa ra nhận định đúng đắn. Khi bạn nói có hoặc không với một yêu cầu, bạn đang quyết định đầu tư nguồn lực cá nhân của mình vào đâu, vì vậy hãy cân nhắc kỹ lưỡng lựa chọn đó.

Điều đó bắt đầu với việc nhấn mạnh vào một yêu cầu được xác định rõ ràng. Đôi khi câu hỏi cẩu thả khiến bạn hiểu nhầm: Nghe có vẻ giống hơn hoặc ít hơn, hoặc nó khiến bạn đi sai hướng.

Đó là lý do tại sao bạn nên giúp chính mình và người hỏi bằng cách nhận các chi tiết quan trọng về yêu cầu. Bạn có thể phát triển danh tiếng là người phản ứng nhanh nếu bạn tham gia theo cách này. Nó không có nghĩa là bạn đồng ý với yêu cầu. Nó chỉ đơn giản báo hiệu rằng bạn đang xem trọng nhu cầu của đối tác, cho dù bạn có thể giúp đỡ hay không.

Bạn nên đặt câu hỏi và ghi chú, làm rõ mọi khía cạnh của yêu cầu, bao gồm cả chi phí và lợi ích.

Hãy nghĩ đến các bản ghi nhớ mà luật sư, kế toán và bác sĩ viết — các tài liệu được tạo để họ tham khảo nhằm nắm bắt thông tin cụ thể về nhu cầu của từng khách hàng. Về cơ bản, bạn đang giúp người hỏi tinh chỉnh yêu cầu thành một đề xuất. Bản ghi nhớ phải bao gồm các câu hỏi sau:

1. Ngày và giờ hôm nay là gì? (Điều này sẽ giúp bạn theo dõi dự án phát triển như thế nào.)

2. Người hỏi là ai?

3. Có thể giao hàng được yêu cầu gì? Hãy cụ thể.

4. Khi nào thì nó cần được hoàn thành?

5. Những nguồn lực nào sẽ được yêu cầu?

6. Ai là người có thẩm quyền về vấn đề này và bạn có được người đó hoặc nhóm người đó chấp thuận không?

7. Những lợi ích có thể có là gì?

8. Chi phí rõ ràng và ẩn là gì?

Yêu cầu càng lớn hoặc càng phức tạp, bạn càng nên thu thập nhiều thông tin hơn. Đôi khi tôn trọng yêu cầu là điều không cần thiết. Hoặc một yêu cầu xuất hiện không đáng kể đến mức một bản ghi nhớ tiếp nhận có vẻ không cần thiết — hoặc sẽ mất nhiều thời gian để soạn thảo hơn là chỉ hoàn thành yêu cầu. Thật vậy, nếu bạn cố gắng đi sâu vào từng microask, mọi người có thể buộc tội bạn tạo ra bộ máy quan liêu lố bịch. Và họ có lý. Nhưng phần lớn các yêu cầu sẽ cần ít nhất một cuộc điều tra thêm trước khi bạn gọi cho chúng. Bạn sẽ thấy rằng những câu hỏi nhỏ có thể biến thành những câu hỏi lớn hoặc những gì thoạt đầu nghe có vẻ không tưởng nhưng lại dễ dàng hơn bạn tưởng rất nhiều. Bạn có thể thấy rằng một câu hỏi có vẻ ngớ ngẩn lại thực sự thông minh, hoặc ngược lại. Đó là lý do tại sao bản ghi nhớ nhập học nên trở thành một thói quen vững chắc cho mọi thứ ngoại trừ những yêu cầu cấp bách và nhỏ nhất.

Đảm bảo bạn chia sẻ danh sách của mình với người hỏi để xác nhận rằng bạn đang ở trên cùng một trang. Hãy tưởng tượng sự tin tưởng mà đối tác của bạn sẽ đạt được trong những lời hứa của bạn nếu họ thấy bạn đang tạo một hồ sơ được cả hai bên chấp thuận về những gì họ cần — và họ sẽ dễ dàng chấp nhận phán đoán có hay không của bạn hơn bao nhiêu.

Zane (tên đã được thay đổi để bảo vệ bí mật) là một nhà phân tích kinh doanh cực kỳ có năng lực của một công ty điện tử tiêu dùng lớn. Cho đến gần đây, anh ấy đã rất khó nói lời từ chối trong công việc, đặc biệt là với sếp và các lãnh đạo cấp cao khác, vì anh ấy rất quyết tâm chứng minh giá trị của mình.

Ngập tràn trong các yêu cầu, anh ấy thường thấy mình được giao phó quá mức, làm việc chăm chỉ hơn và chăm chỉ hơn, sắp xếp các ưu tiên cạnh tranh nhanh nhất có thể. Anh ta không bao giờ có ý định thỏa thuận quá mức, nhưng anh ta thường tăng gấp đôi để thương lượng lại ngày giao hàng ngay cả khi anh ta chấp nhận các yêu cầu mới. Ngay sau đó anh ấy bắt đầu thả bóng, phạm lỗi và khiến đồng nghiệp khó chịu. Mọi yêu cầu đến đều giống như một cuộc tấn công để chống lại, vì vậy ít nhất trong một thời gian, không có vẻ như là câu trả lời duy nhất.

Cuối cùng, người quản lý của Zane, Aiko, đã can thiệp và yêu cầu mọi yêu cầu về thời gian của anh ấy đều phải thông qua cô ấy. Mặc dù tạm thời mất khả năng nói có hay không, nhưng anh ấy đã học được rất nhiều điều từ quá trình của ông chủ của mình, và cuối cùng, Zane đã tự mình tiếp nhận.

Zane giải thích: “Chúng tôi đã có một mẫu đơn đăng ký. “Ai đang thực hiện và cho phép yêu cầu này? Đây là dữ liệu chúng tôi có hay dữ liệu chúng tôi cần lấy hoặc bắt đầu thu thập về sau? Bạn có cần phân tích không và đó có phải là điều chúng tôi có thể làm không? Và mục tiêu kinh doanh là gì? ”

Ngay cả sau khi trả lời những câu hỏi đó, việc ưu tiên các yêu cầu cạnh tranh thường có thể khó. Trong một trường hợp, ông chủ của Zane đã giao nhiệm vụ cho anh ta thiết lập một hệ thống thu thập dữ liệu mới “nhanh nhất có thể”, giống như anh ta đang tổng hợp một báo cáo cho Aiko. Sau đó là một dự án kéo dài hai ngày. Việc xây dựng hệ thống mới sẽ mất khoảng hai tuần. Anh ta nên ngay lập tức tập trung vào cú đánh lớn nhất hay trước tiên giành được chiến thắng nhanh chóng?

Một thách thức khác đối với Zane là xếp hạng các yêu cầu cạnh tranh từ các đồng nghiệp của anh ấy so với các yêu cầu từ hai báo cáo trực tiếp của anh ấy và từ những người khác trong tổ chức và bên ngoài tổ chức. Nhưng bằng cách sử dụng quy trình ghi nhớ tiếp nhận có kỷ luật, Zane ngày càng trở nên tốt hơn trong việc so sánh mức độ khẩn cấp hay quan trọng của từng dự án, đưa ra quyết định thông minh và chứng minh cho mọi người thấy tư duy phục vụ thực sự của anh ấy mà không cần cố gắng quá mức.

LY DO TỐT CHO NÓI KHÔNG

Một lời nói không chu đáo, được giao vào đúng thời điểm, có thể là một lợi ích to lớn, tiết kiệm thời gian và rắc rối cho mọi người trên đường.

Một không tốt, quyết định một cách vội vàng, gây ra vấn đề cho mọi người, đặc biệt là bạn. Những điều tồi tệ xảy ra khi bạn chưa đánh giá đúng yêu cầu; khi bạn để các quyết định bị thúc đẩy bởi thành kiến ​​cá nhân, bao gồm cả việc không thích người hỏi hoặc sa thải những người có vẻ không đủ quan trọng; hoặc khi bạn từ chối chỉ vì bạn đã nói đồng ý với quá nhiều thứ khác và không còn khả năng nào. Những điều tồi tệ thường khiến bạn bỏ lỡ những trải nghiệm ý nghĩa và cũng dễ bị chê bai, để lại tình cảm khó khăn cho cả hai bên.

Không tốt là tất cả về thời gian và logic. Bạn nên nói không với những việc không được phép, không được làm hoặc những việc không nên làm. Tôi gọi đây là “không có cổng”, một khái niệm tôi mượn từ một kỹ thuật quản lý dự án được gọi là đánh giá cổng giai đoạn, chia các sáng kiến ​​thành các giai đoạn riêng biệt và sau đó tùy thuộc vào mỗi quyết định “đi, không đi”.

Cổng đầu tiên là dễ hiểu nhất. Nếu có các thủ tục, hướng dẫn hoặc quy định cấm bạn làm điều gì đó — hoặc ai đó đã nói rõ rằng hạng mục công việc này là ngoài giới hạn đối với bạn, ít nhất là vào lúc này — thì bạn chỉ cần từ chối ngay. (Nếu bạn cho rằng điều đó trái với quy tắc dành cho tất cả mọi người, vui lòng cân nhắc việc đề nghị người yêu cầu ngừng theo đuổi ý tưởng.)

Bạn nói gì? “Tôi không có quyền quyết định ở đây. Yêu cầu này vi phạm chính sách / quy tắc / luật pháp. Vì vậy, bạn thực sự không nên làm điều đó. Có lẽ tôi có thể giúp bạn điều chỉnh lại yêu cầu của mình theo các quy tắc để sau đó nó có thể được xem xét. "

Việc từ chối mọi người ở cổng thứ hai cũng rất đơn giản (ít nhất là đôi khi). Nếu yêu cầu không khả thi, bạn nói, "Tôi chỉ đơn giản là không thể làm được." Nếu bạn không có khả năng thực hiện nó, thì bạn nói, “Xin lỗi, điều đó nằm ngoài bộ kỹ năng của tôi. Tôi thậm chí không gần gũi. "

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn hiện không có kinh nghiệm và kỹ năng để xử lý yêu cầu một cách nhanh chóng và tự tin — nhưng bạn có thể đạt được chúng? Câu trả lời vẫn có thể là không. Nhưng câu trả lời cũng có thể là “Đây không phải là chuyên môn của tôi. Điều đó nói lên rằng, nếu bạn chấp nhận rằng tôi cần thêm thời gian để đạt được kết quả học tập, thì tôi sẽ tận dụng nó. " Đó có thể là cơ hội phát triển cho bạn và cuối cùng, cung cấp cho người yêu cầu một người tiếp cận mới (bạn) trong loại dự án này.

Tuy nhiên, lý do phổ biến nhất cho “Tôi không thể” là sử dụng quá nhiều. Trong những trường hợp đó, mọi người có xu hướng nói những điều như "Với tất cả các ưu tiên khác mà tôi đang cân đối, tôi không có khả năng thực hiện sớm." Đó là một không bắt buộc. Nếu bạn không thể tránh nó, hãy cố gắng duy trì cơ hội để thực hiện yêu cầu sau đó hoặc nếu không, hãy giúp đỡ khi bạn rảnh.

Cách tốt nhất để trả lời là gì? “Tôi đã cam kết với các trách nhiệm và dự án khác. Tôi rất muốn làm điều này cho bạn sau này. Nếu điều đó là không thể, tôi rất muốn được phục vụ bằng cách nào đó trong tương lai. "

Cánh cổng thứ ba là khó nhất bởi vì liệu điều gì đó đáng làm không phải lúc nào cũng rõ ràng. Bạn cần phải đưa ra đánh giá về khả năng thành công của mình, về lợi tức đầu tư tiềm năng và phù hợp với các ưu tiên của bạn và tổ chức của bạn. Và đôi khi câu trả lời cho yêu cầu là “có thể” hoặc “chưa”.

Bạn nói gì trong những trường hợp đó? “Tôi cần biết thêm. Hãy để tôi hỏi bạn những câu hỏi sau…. ” Về cơ bản, bạn đang nhờ người cần trợ giúp để đưa ra một đề xuất thuyết phục hoặc kỹ lưỡng hơn. Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn hiểu câu hỏi và bạn không nghĩ đó là mục tiêu đáng giá cho mình lúc này? Bạn có thể nói, “Đó không phải là điều tôi nên nói đồng ý vào lúc này vì khả năng thành công là thấp”, “… nguồn lực cần thiết quá lớn”, “… nó không phù hợp với các ưu tiên hiện tại” hoặc “… kết quả có thể xảy ra [nếu không thì bằng cách nào đó không mong muốn].

Khi nói đến thời gian, điều quan trọng nhất là phải tương tác kỹ lưỡng với yêu cầu. Sau đó trả lời nhanh chóng. Đừng đưa ra một cách rõ ràng là không, nếu không bạn sẽ có nguy cơ bị bác bỏ. Nhưng cũng đừng xâu chuỗi đối tác của bạn. Nếu số không của bạn thực sự có nghĩa là "không phải lúc này nhưng sẽ sớm thôi", thì hãy cho người đó biết điều đó. Nếu câu trả lời là “Không, nhưng tôi biết ai đó có thể” hoặc “Không, nhưng tôi có thể cung cấp cho bạn sự hỗ trợ để giúp người khác làm điều đó,” thì hãy nói điều đó càng sớm càng tốt. Nếu câu trả lời là “Tôi có thể không, không thể hoặc không nên làm điều đó và đó là một ý tưởng tồi, vì vậy bạn cũng không nên làm điều đó”, hãy trò chuyện trước khi người hỏi thúc ép bạn hoặc người khác thêm.

Sau khi Zane thường xuyên bắt đầu điều chỉnh mọi yêu cầu và thực hiện thẩm định của mình, anh ấy thấy dễ dàng hơn nhiều khi thấy mình nên từ chối yêu cầu và trở nên tự tin hơn khi đưa ra một câu trả lời là không — hoặc “chưa”. Ví dụ, vào khoảng thời gian anh ấy đang cân bằng báo cáo đó cho Aiko với việc thiết lập hệ thống mới cho sếp của cô ấy, Zane đã phải từ chối hoặc trì hoãn việc thực hiện một số yêu cầu khác. Như thường lệ, anh ấy đưa ra nhiều câu trả lời tiêu chuẩn "Dữ liệu đó đơn giản không có trong hệ thống". Nhưng anh ta cũng từ chối yêu cầu rượt đuổi ngông cuồng từ một đồng nghiệp của ông chủ, người có tiền sử lãng phí thời gian của anh ta. “Tôi đã không xây dựng mô hình tương quan một lần nữa để một lần nữa không tìm thấy mô hình anh ấy đang tìm kiếm,” Zane giải thích, đồng thời lưu ý rằng anh ấy cũng đã thông báo cho Aiko để đảm bảo rằng sẽ không ai ngạc nhiên. Anh ấy cũng trì hoãn việc hoàn thành yêu cầu từ một đồng cấp điều hành khác của Aiko, nói điều gì đó dọc theo dòng “Chúng tôi chưa bao giờ thu thập dữ liệu cụ thể đó trước đây. Có lẽ chúng ta có thể bắt đầu, nhưng tôi sẽ không rảnh để làm việc đó trong vài tuần. "

Do cách tiếp cận ngày càng thấu đáo, mang tính kinh doanh của Zane, các đồng nghiệp của anh ấy đã đánh giá sâu sắc những đánh giá và phản hồi cũng như đánh giá của anh ấy theo thời gian.

NÓI “YES”  HIỆU QUẢ

Mọi điều tốt đều không có chỗ cho câu trả lời có tốt hơn — điều đó làm tăng giá trị, xây dựng mối quan hệ và nâng cao danh tiếng của bạn.

Tốt hơn có là gì?

Nó phù hợp với sứ mệnh, giá trị, mức độ ưu tiên, quy tắc cơ bản và mệnh lệnh hành quân từ phía trên. Đó là vì điều gì đó mà bạn có thể làm, lý tưởng là tốt, nhanh chóng và tự tin. Nói cách khác, nó liên quan đến một trong những chuyên ngành của bạn — hoặc cơ hội để xây dựng một chuyên ngành mới. Nó cho phép bạn đầu tư thời gian, năng lượng và nguồn lực vào một việc gì đó có khả năng thành công cao và mang lại những lợi ích tiềm năng đáng kể.

Chìa khóa cho một lời đồng ý tuyệt vời là giao tiếp rõ ràng và một kế hoạch tập trung để thực hiện. Trước tiên, hãy giải thích chính xác lý do tại sao bạn nói có: Bạn có thể làm phong phú dự án, bạn muốn cộng tác, bạn thấy được những lợi ích. Sau đó, ghi lại kế hoạch hành động của bạn, đặc biệt đối với một phạm vi có thể phân phối.

Đảm bảo rằng bạn đồng ý về các chi tiết, bao gồm những gì người yêu cầu cần ở bạn, những gì bạn sẽ làm cùng nhau, cách thức và thời gian hoàn thành công việc, ai là người giám sát và khi nào bạn sẽ thảo luận vấn đề tiếp theo. Nếu đây là một quá trình nhiều bước, bạn có thể cần phải có một số cuộc trò chuyện trong số đó khi bạn tiếp tục.

Khi danh tiếng về sự chuyên nghiệp và khả năng phán đoán tốt của anh ấy ngày càng tăng, Zane có nhu cầu lớn hơn nhưng cũng ngày càng có nhiều quyền lựa chọn hơn trong số các trách nhiệm và dự án cạnh tranh. Khi công ty chuyển sang phương pháp tiếp cận tinh vi hơn đối với thông tin kinh doanh (thu thập dữ liệu, phân tích, báo cáo và lập mô hình để dự đoán), ý kiến ​​của anh ấy đã được một số giám đốc điều hành mà anh ấy từng làm việc tìm kiếm và ý kiến ​​của anh ấy có rất nhiều trọng lượng. Do đó, Zane được bổ nhiệm làm nhà phân tích chính về cải tiến hệ thống quản lý tài nguyên doanh nghiệp mới, mà ông mô tả là “kinh nghiệm phát triển chuyên môn lớn nhất” trong sự nghiệp của mình.

NHIỀU NGƯỜI CÓ quá nhiều việc phải làm và quá ít thời gian. Nói đồng ý với yêu cầu từ sếp, đồng đội và những người khác có thể khiến bạn cảm thấy mình quan trọng nhưng có thể là liều thuốc cho sự kiệt sức.

Cách duy nhất để thành công bền vững là thực sự giỏi nói không theo cách khiến mọi người cảm thấy được tôn trọng và chỉ nói có khi lý lẽ của bạn đúng đắn và bạn có kế hoạch tấn công rõ ràng.