Thật khó khăn khi phải làm việc, quản lý những người có thái độ tiêu cực. Những người này có vẻ hay tự động bác bỏ những ý tưởng mới và nhìn những thay đổi đó bằng con mắt không tin tưởng.
Mặc dù thoạt đầu phản ứng mang tính tiêu cực dường như chỉ là một sự phiền toái nhỏ, nhưng nó sau đó có thể lây lan nhanh chóng trong nhóm làm việc hoặc cả một tổ chức dẫn đến hậu quả vắng mặt không lý do, hiện tượng tăng lượng đơn xin chuyển vị trí công tác, giảm hào hứng và mất năng suất. Vậy làm cách nào để bạn ngăn vấn đề này lại?
Mọi người trong tổ chức cần phải nắm vài trách nhiệm để dập tắt sự phản ứng mang tính tiêu cực. Nhưng quản lý sự phản ứng mang tính tiêu cực trong một đội nhóm làm việc và một tổ chức là điều đặc biệt quan trọng cho các lãnh đạo và các giám đốc. Trong bài viết này, chúng ta sẽ kiểm qua các cách giúp quản lý sự phản ứng mang tính tiêu cực trong đội của bạn và trong tổ chức bạn.
Quản lý thái độ của chính bạn
Cảm nghĩ và thái độ của một đội làm việc thường đến từ vị trí “bên trên”, từ các giám đốc và từ những người có khả năng gây ảnh hưởng trong đội nhóm làm việc hoặc trong một tổ chức. Vì vậy, trước khi bạn tìm gốc rễ sự phản ứng mang tính tiêu cực của đội, điều quan trọng là hãy nhìn lại thái độ của chính mình trước.
Ngay cả nếu bạn nghĩ là bạn có một thái độ tích cực, hãy tự hỏi mình bằng những câu hỏi sau và nghĩ về liệu bạn có đang góp phần gây ra sự phản ứng mang tính tiêu cực ở người khác bởi chính thái độ và những hành động của bạn:
- Bạn có đến làm việc mỗi ngày với một thái độ tích cực?
- Bạn có nhuệ khí cao?
- Liệu bạn có quản lý cảm xúc của mình hiệu quả?
- Bạn đang có gắn bó với chuyện chính trị công sở?
- Có khi nào bạn phàn nàn chuyện những vấn đề cá nhân hoặc liên quan đến công việc với các thành viên trong đội nhóm làm việc?
- Bạn có lắng nghe một cách thông cảm khi ai đó gặp vấn đề?
- Bạn có phải là người giao tiếp tốt?
- Ban có cân đối những lời phê bình với những phản hồi có giải pháp và khen ngợi đúng lúc?
- Bạn có vinh danh công khai thành quả và nổ lực của nhóm bạn?
- Bạn có cung cấp những chỉ dẫn cho những ai phụ thuộc vào sự lãnh đạo của bạn?
- Bạn có thiết lập những mục tiêu có thể đạt đến được cho nhóm của bạn?
Điều chủ yếu của việc này là để hiểu được sự khác nhau giữa phê bình mang tính tiêu cực và phê bình đóng góp tích cực.
Lời bình phẩm gây hiệu ứng tiêu cực là bình phẩm gây thương tổn, như “ Sự diễn đạt của anh /chị thật là chán ngắt”. Sẽ không có kết quả thay đổi từ những bình phẩm như trên.
Sự phê bình mang tính đóng góp tạo ra sự chú ý đến các vấn đề trong lối ngoại giao và nó cũng thường gợi mở một giải pháp, chẳng hạn “ Thuyết trình của bạn có nhiều thông tin tốt nhưng nó hơi bị kéo dài. Vậy liệu bạn có thể thuyết trình được trong vòng 10 phút trong lần sau không?”
Hãy thực lòng nhìn lại những hành động của mình, và đánh giá những tác động đó đến nhóm làm việc của bạn. Điều này thực sự là một thách thức cho chính bản thân của bạn. Nhưng nó là bước khởi đầu quan trọng của việc giải quyết sự phản ứng mang tính tiêu cực trong nhóm làm việc. Dầu gì đi chăng nữa, cho tới nay, thay đổi thái độ của chính mình luôn dễ hơn là thay đổi người khác.
Giải quyết các nguyên nhân gây ra phản ứng mang tính tiêu cực
Một khi bạn đã nhìn lại thái độ của chính bạn rồi, điều quan trọng kế tiếp là cần phải giải quyết các nguyên nhân có thể có gây ra sự phản ứng mang tính tiêu cực hiện đang nằm trong tầm kiểm soát của bạn.
Đầu tiên, bạn định vị các nguyên nhân khả dĩ bằng công cự phân tích nguyên nhân gốc rễ và biểu đồ nhân quả. Sau đó định ra các giải pháp khả thi cho các nguyên nhân và thực thi chúng càng sớm càng tốt.
Trong suốt giai đoạn này, điều quan trọng là bạn cần giữ liên lạc thường xuyên và đều đặn tới mọi người trong đội và đem họ và trong tiến trình ở những vị trí hợp lý. Nếu bạn không tạo ra sự thay đổi cần phải có, hạy đưa nó trở lại với đội giao tiếp một cách chân thành và cởi mở sẽ giúp giải quyết những phản ứng tiêu cực.
Với những vấn đề nằm ngoài tầm kiển soát của chính bạn, hãy xem xét đến việc tham khảo ý kiến và yêu cầu giúp đỡ từ giám đốc của bạn hoặc ban giám đốc điều hành để họ có thể giúp bạn thực thi sự thay đổi tốt ở những nơi cần sự thay đổi.
Thường thường, phản ứng mang tính tiêu cực lây lan trong tổ chức khi tổ chức không thực hiện hiệu quả sự thay đổi. Do vậy khi bạn tạo sự thay đổi, hãy chắc rằng mọi người luôn được cập nhật về những gì đang diễn ra.
Năm đòi hỏi cần phải đáp ứng tốt mà chúng ta thường gặp trong một đội nhóm làm việc để họ cảm thấy tích cực với sự thay đổi đang đến:
1- Biết rõ lý do tại sao sự thay đổi đang xảy ra
2- Hiều được những lợi ích của sự thay đổi
3- Biết những kỹ năng nào họ cần phải phát triển để dùng trong cách làm việc mới
4- Hiểu những hành động nào họ cần phải làm khi xảy ra sự thay đổi
5- Biết những nguồn lực nào để giúp họ thay đổi
