Thường thì người ta không đưa ra phản hồi hiệu quả. Đôi khi chúng ta cảm thấy phòng thủ cho dù cách phản hồi được hướng dẫn đầy đủ và hữu ích. Trong mọi trường hợp, hầu hết mọi người nghĩ rằng lựa chọn duy nhất của họ khi đáp ứng thường là
(1) chấp nhận nó
(2) tự giải thích, biện hộ,
Hoặc (3) kháng cự
Vẫn có một lựa chọn khác. Bạn có thể đồng ý một phần sự thật, đống ý một khả dĩ, hoặc đồng ý trong nguyên tắc rồi kèm theo cho mỗi trường họp là thăm dò thêm thông tin.
. một câu hỏi mở để người đối thoại kể nhiều hơn
. phản ánh (phản ánh sự rõ ràng cảm xúc), hoặc
. diễn giải (phản chiếu những từ được sử dụng).
Ví dụ
Bạn đã làm việc muộn ba đêm liên tiếp để hoàn thành một báo cáo cho sếp bạn, nhưng sếp bạn coi xong lại bảo : "Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
Đồng ý với một phần sự thật: Tìm phần bạn có thể đồng ý với người đối thoại, và thừa nhận phần sự thật đó.
"Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
"Rõ ràng bản báo cáo này ít chi tiết hơn sự mong đợi của ông. Ông có thể cho biết cụ thể cái gì ông cần báo cáo sâu hơn ?." (đồng ý với sự thật một phần và thăm dò thêm thông tin) hoặc
Đồng ý với xác suất: Quyết định mức độ nào bạn đồng ý, thừa nhận.
"Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
"Có lẽ bản báo cáo này là hơi hời hợt. Có thể ông đã thất vọng vì tôi đã nắm được kỳ vọng của ông tốt hơn." (đồng ý với xác suất và phản ánh tình cảm) hoặc
Đồng ý nguyên tắc: Đồng ý với một nguyên tắc cơ bản bạn chia sẻ, không đồng ý với tất cả các giả định của người khác.
"Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
"Vâng, chắc chắn là ông cần phân tích đủ để báo cáo có thể được sử dụng. Vậy có vẻ như ông có một số ý tưởng về làm thế nào tôi có thể phân tích sâu hơn nữa.." (đồng ý với nguyên tắc và diễn giải các từ được sử dụng)
Nó có thể mất một hoặc hai vòng thăm dò để biết chi tiết hoặc đi đến một giải pháp trước khi người khác dừng lại đánh giá bạn. Nếu bạn vẫn không phòng thủ và chứng tỏ bạn thực sự quan tâm trong việc giải quyết một vấn đề tiềm năng, cuối cùng bạn sẽ có phản hồi hữu ích để sử dụng.
Sau đó, bạn có thể tự mình giải thích, nếu cần thiết, cho thấy sự đánh giá cao của bạn với người đối thoại
Lợi ích của việc đáp ứng theo cách này:
• Bạn sẽ giúp người khác cụ thể hơn, ít phê phán hơn.
• Khi bạn nghĩ rằng thông qua đó trong ba phản ứng để sử dụng, bạn sẽ mua một số thời gian và giảm phòng thủ của bạn.
• Bạn có thể học được điều gì đó bạn cần biết về bản thân .
• Bạn sẽ đạt được sự tôn trọng từ người khác thay vì bạn bị họ nghĩ rằng: "Hãy quên nó đi! Anh không thể nói được bất cứ điều gì hữu ích! "
(2) tự giải thích, biện hộ,
Hoặc (3) kháng cự
Vẫn có một lựa chọn khác. Bạn có thể đồng ý một phần sự thật, đống ý một khả dĩ, hoặc đồng ý trong nguyên tắc rồi kèm theo cho mỗi trường họp là thăm dò thêm thông tin.
. một câu hỏi mở để người đối thoại kể nhiều hơn
. phản ánh (phản ánh sự rõ ràng cảm xúc), hoặc
. diễn giải (phản chiếu những từ được sử dụng).
Ví dụ
Bạn đã làm việc muộn ba đêm liên tiếp để hoàn thành một báo cáo cho sếp bạn, nhưng sếp bạn coi xong lại bảo : "Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
Đồng ý với một phần sự thật: Tìm phần bạn có thể đồng ý với người đối thoại, và thừa nhận phần sự thật đó.
"Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
"Rõ ràng bản báo cáo này ít chi tiết hơn sự mong đợi của ông. Ông có thể cho biết cụ thể cái gì ông cần báo cáo sâu hơn ?." (đồng ý với sự thật một phần và thăm dò thêm thông tin) hoặc
Đồng ý với xác suất: Quyết định mức độ nào bạn đồng ý, thừa nhận.
"Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
"Có lẽ bản báo cáo này là hơi hời hợt. Có thể ông đã thất vọng vì tôi đã nắm được kỳ vọng của ông tốt hơn." (đồng ý với xác suất và phản ánh tình cảm) hoặc
Đồng ý nguyên tắc: Đồng ý với một nguyên tắc cơ bản bạn chia sẻ, không đồng ý với tất cả các giả định của người khác.
"Có phải đây là cái tốt nhất anh có thể làm? Tôi đã yêu cầu một phân tích sâu nhưng anh lại cho tôi một cái hời hợt?. Không có cách nào để tôi có thể sử dụng cái này! "
"Vâng, chắc chắn là ông cần phân tích đủ để báo cáo có thể được sử dụng. Vậy có vẻ như ông có một số ý tưởng về làm thế nào tôi có thể phân tích sâu hơn nữa.." (đồng ý với nguyên tắc và diễn giải các từ được sử dụng)
Nó có thể mất một hoặc hai vòng thăm dò để biết chi tiết hoặc đi đến một giải pháp trước khi người khác dừng lại đánh giá bạn. Nếu bạn vẫn không phòng thủ và chứng tỏ bạn thực sự quan tâm trong việc giải quyết một vấn đề tiềm năng, cuối cùng bạn sẽ có phản hồi hữu ích để sử dụng.
Sau đó, bạn có thể tự mình giải thích, nếu cần thiết, cho thấy sự đánh giá cao của bạn với người đối thoại
Lợi ích của việc đáp ứng theo cách này:
• Bạn sẽ giúp người khác cụ thể hơn, ít phê phán hơn.
• Khi bạn nghĩ rằng thông qua đó trong ba phản ứng để sử dụng, bạn sẽ mua một số thời gian và giảm phòng thủ của bạn.
• Bạn có thể học được điều gì đó bạn cần biết về bản thân .
• Bạn sẽ đạt được sự tôn trọng từ người khác thay vì bạn bị họ nghĩ rằng: "Hãy quên nó đi! Anh không thể nói được bất cứ điều gì hữu ích! "
